3 errores más comunes al montar una autoescuela (2/3)

En esta segunda entrega sobre los 3 errores más comunes al montar una autoescuela, nos centraremos en la parte operativa del negocio. Es decir, en todo aquello que representa los engranajes internos de la empresa. Si te perdiste la entrega anterior, puedes recuperarla aquí.

Error 2: Operaciones innecesarias

A la hora de montar una autoescuela o gestionar una de traspaso descubrimos la realidad que esconde el negocio. Si no has trabajado antes en una autoescuela es posible que encuentres infinidad de procesos de escaso valor que debes hacer.

Coste de las gestiones

Existen una serie de gestiones del negocio que nos ocupan un valioso tiempo. Se trata de gestiones y trámites que van desde las que obliga DGT hasta las propias que generan los alumnos durante el proceso formativo. Todas ellas ocupan una enorme cantidad de tiempo al personal de oficina.

Tiempo-persona

Este tiempo-persona representa uno de los costes fijos más importantes en una autoescuela. Por lo tanto, es imprescindible tener optimizado al máximo eses tiempo y dedicarlo a tareas de mayor valor, como la venta o la fidelización de clientes. Para poder saber si realmente estamos rentabilizando cada hora de trabajo propia o de un empleado, debemos tener claro el coste en términos empresariales. 

Coste de personal

No solo debemos mirar la nómina, la Seguridad Social o el IRPF, sino también el coste oportunidad de no estar dedicando ese tiempo a tareas más rentables.. A lo que habrá que sumar además, los periodos vacacionales en los que o bien se sustituye la persona o bien se deja de ingresar por cierre vacacional.

Formación

Estamos viendo, especialmente en el último año, un cambio de tendencia en la formación vial, en lo que se refiere a la necesidad de aulas.

Nuevos hábitos

Tras la llegada del Covid, los hábitos de muchas personas han pasado a ser más digitales que antes del 2020. Entre los temas que más fuerza han cogido está la formación, que ha pasado a ser en gran medida online.

Clases virtuales

Esto ha llevado a muchas autoescuelas a tener que ofrecer clases virtuales a sus alumnos, pues cada vez quieren menos asistir a clases en las que había ordenadores, sillas, mesas, pizarras, etc.

Nueva enseñanza

Por lo tanto, la manera en cómo se imparte la enseñanza también se debe considerar como punto clave al montar una autoescuela. No solo puedes ahorrar dinero, sino que puedes ampliar tu alcance en el mercado si cuentas con las herramientas adecuadas.

Trámites 

Cada alumno genera un volumen importante de documentación y papeleo que se debe tramitar llegado el momento del examen.  A todo esto hay que añadir lo que se necesitará una vez empiece las clases prácticas o si debe renovar algún examen.

Seguimiento de la documentación

Durante el proceso se debe hacer un seguimiento a cada alumno para que vaya entregando lo que corresponda: el DNI, el certificado médico, firmar el contrato o la solicitud, etc.  Estamos hablando de seguimientos personalizados que ocupan una gran parte del tiempo del personal de oficina y que si se automatizan, mejoran sustancialmente el trabajo diario.

Llenar agendas 

Este es uno de los puntos clave que deberás tener especialmente en cuenta al montar una autoescuela. Las agendas de los coches deben ir siempre a máxima ocupación para rentabilizar las clases prácticas y amortizar los gastos derivados del vehículo. 

Asignar clases a los alumnos

Para llenar las agendas se suele optar por asignar manualmente las clases a los alumnos, realizar la venta por teléfono o esperar a que venga al local a abonar las clases que necesita.

Mucho tiempo perdido

El tiempo que supone tener a la persona de oficina haciendo de centralita (llama al alumno, llama al profe, llama al alumno…) se podría dedicar de nuevo a atender a una información que entre por la puerta, por ejemplo.

Mejor automatiza

Si dispones de un sistema automatizado de agenda, puedes llenar en pocos segundos un horario de un coche, partiendo de la disponibilidad de los alumnos. Ver video

Seguimiento de cobros

Si llenar la agenda ya requiere de un encaje de horarios y disponibilidades varias de cada alumno, luego el problema adquiere otra dimensión cuando se asignan clases sin haberlas cobrado, con la esperanza de que el alumno lo pagará. Lógicamente, los alumnos acaban pagando o de lo contrario no se les tramita el examen. Pero tener que ir detrás de alguien para que pague lo que debe no es ni productivo ni atractivo desde el punto de vista de negocio. 

Cobra por anticipado

¿Qué sería lo ideal? Haber cobrado por adelantado: si no pagan, no hay clases. Si además dispones de una herramienta de venta online puedes estar abierto 24 horas al días, 7 días a la semana.

Resumen

A grandes rasgos, estas son las áreas en las que la mayoría de autoescuelas dedican gran parte del tiempo de sus operaciones. Las otras van ligadas a cuestiones administrativas de carácter contable o trámites con la administración de turno en las presentaciones trimestrales.